Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с




Скачать 88.29 Kb.
НазваниеКюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с
Дата публикации25.08.2014
Размер88.29 Kb.
ТипДокументы
5-bal.ru > Информатика > Документы
Кюстенмахер В., Кюстенмахер М.

Организуйте свое рабочее место

Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер. с нем. – СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2006. – 128 с.

Ваше рабочее место, как место, где вы прово­дите большую часть своей жизни, должно быть организовано самым эффективным, самым тща­тельным образом. В действительности, это часто самая неряшливая, самая заброшенная зона. Порядок на рабочем месте — это не вопрос эсте­тики, а самая необходимая составляющая вашего успеха и залог правильного использования вре­мени.

Энергия рабочего стола

«Центром» вашей трудовой деятельности — по крайней мере, для очень многих профессий — является письменный стол. За столом вы прово­дите большую часть рабочего дня, и это не счи­тая встреч, совещаний или переговоров с другими фирмами. Письменный стол — это ваши личные владения, и за них ответственны только вы сами — следовательно, как за порядок, так и за беспорядок. В этой главе мы расскажем вам, как из заваленного бумагами и канцтоварами пред­мета меблировки сделать друга, готового прий­ти на помощь.

Избавьтесь от хаоса!

Вы находите, что живо­писный хаос на вашем столе является выраже­нием вашей художественной натуры? Если вам не по душе прибранный письменный стол, кото­рый в ваших глазах явля­ется символом консерва­тизма и педантичности, то перенесите хаос на столик рядом или позади вас, разукрасьте стены в сти­ле «панк-рок» или «поп» — но пощадите сам стол. Ведь если на столе находится слишком много предметов, это мешает вам сконцентрировать­ся. Поэтому ограничьте количество предметов: поставьте не больше двух фотографий в простых рамках, не больше двух стаканчиков с каранда­шами и так далее. <…>

Поставьте или повесьте на рабочем месте часы — но так, чтобы они не находились прямо перед глазами, иначе вы будете работать, счи­тая минуты и секунды. Часы должны быть рас­положены таким образом, чтобы вы могли взгля­нуть на них, повернув голову примерно на 90°. Больше подойдут часы со стрелками, так как такой тип часов находится в соответствии с пра­вым, отвечающим за творчество полушарием головного мозга. Кроме того, полезно иметь часы с дистанционным управлением, чтобы не сомне­ваться в их точности. <…>

Простая идея второго стола.

Многие должности предполагают самые раз­личные виды деятельности. С одной стороны, это пла­нирование рабочих про­цессов, контроль за сроками выполнения работ, общение, выписка счетов или бухгалтерские расчеты. <…>

С другой стороны, нужно готовить доклады и отчеты, выводить продукцию на новый уровень, вдохновлять персонал для работы, поддержи­вать связи и внедрять инновации. <…> Поэтому лучше разделить эти две области. <…>

Допустим, у столяра в его мастерской на сто­ле лежат отдельные бумаги: наброски чертежей, адреса клиентов, каталоги поставщиков и про­чее. Основную часть своей работы он выполняет у верстака и других станков. Столяр очень бы огорчился, если бы все эти бумаги вдруг оказа­лись на верстаке, ведь тогда бы ему было негде работать. Однако большинство служащих посту­пают именно так — они путают функции рабо­чего места и непосредственно рабочего стола.

Если вы выполняете свою основную работу у стола или за компьютером, то вы должны от­носиться к ним, как столяр к своему верстаку, где выполняется текущая работа. А рядом вы должны поставить еще один стол, где будут до­жидаться своего часа новые задания.

Рабочий стол как метафора жизни.

Письмен­ный стол можно поэтично назвать метафорой жизни, так как вы можете выполнять всю работу на нем как бы в трехмерном измерении. Примеры:

• то, что важно, лежит перед вами;

• слева находится то, что должно быть сде­лано во вторую очередь, а то, что уже сделано, перекладывается направо;

• по краям стола лежат бумаги, которые вам нравятся, которые, образно говоря, вдыхают жизнь в вашу работу, например, красивые ка­талоги с вашим хобби;

• на периферии стола, посередине, вы скла­дываете объемные папки с делами, требующими много времени, — так сказать, горы, которым предстоит расти.

<…> Смотря по обстоятельствам, можно также поста­вить нужные вам вещи на две-три полки. При особой тесноте можно использовать для этой цели подвесные настенные корзинки. Функции «стола жизни» распределяются двояким обра­зом:

• технически: «стол жизни» помогает вам со­хранять ваше рабочее место свободным и иметь перед собой один-единственный текущий про­ект — вспомните наш старый, часто повторяв­шийся Совет «как проще».

• психологически: «стол жизни» дает вам в прямом смысле возможность окинуть взглядом вашу работу. Из массы незаметных ранее дета­лей возникает вполне определенная картина. <…> Вы знаете, что нуж­но сделать, что более важно, а что — менее, и самое главное — знаете, что уже сделано. Пере­сматривая отдельные бумаги (некоторые имеют отношение к еще не законченным делам), вы по­лучаете возможность по-новому расставить приоритеты в работе — хотя бы для проверки.

Как победить хаос

<…> Многие люди останавливаются на пути к по­рядку потому, что их представление о рабочем столе слишком идеализировано, а значит, пре­увеличено и представление о вре­мени, которое может занять уборка. <…> Потому что, в конце концов, задача не в том, чтобы в кабинете «все блестело», а чтобы рабочее мес­то было функциональным. А украсить и усовер­шенствовать его вы спокойно сможете и потом. <…>

Разделите то, что не подходит друг к другу.

Если ваши письменный стол и полки завалены бумажками, дисками, книгами и коробочками, то вашим первым шагом будет рассортировать их. Размес­тите предметы по «классам»: CD и CD-ROM — в стол, кни­ги — вертикально на полку, журналы — в стопку, коробки с дискетами и другие громоздкие вещи — лучше всего в какой-нибудь ящик, который будет хра­ниться вне офиса. Ощущение хаоса резко умень­шится, вам откроется путь к настоящему порядку.

Используйте метод перемены места.

Начать уборку письменного стола зачастую потому так трудно, что в поле вашего зрения попадают и дру­гие захламленные места («А ведь полка выгля­дит еще хуже, чем стол»). Идея «как проще» в этом случае такова: перейдите на другое место! Возьмите большую коробку и сложите туда все, что находится на письменном столе, оставьте только настольную лампу, телефон и ком­пьютер. Уйдите в другую комнату и поставьте ящик, например, у застеленной кровати или, если вы в офисе, у стола в конференц-зале. И уже там, так сказать, в нейтральной обстановке, сорти­руйте вещи. Вы заметите, что там это будет уда­ваться легче, так как вы сможете лучше от всего абстрагироваться.

Вот то, что вам понадобится для наведения по­рядка: 1 кг невозмутимости, 5 стаканов выдер­жки, 3 полных столовых ложки честности, 500 г усердия, одна щепотка юмора, CD-плеер с вашей любимой музыкой, пачка больших конвертов, пустые папки-скоросшиватели с достаточным количеством «кармашков», под­ставки различного типа (для папок, журналов, карандашей и прочее), несмываемый маркер, точилка для карандашей, пылесос, ведро с во­дой, щетка и губка, полотенце, огромное ведро для мусора, еще более внушительный контейнер для ненужных бумаг, а также 5 больших ко­робок с надписями: «Грязная посуда», «Перера­ботанные бумажные отходы», «Обратно в нуж­ную комнату», «Обратно отправителю» и «Пус­тые папки, коробки, скоросшиватели».

Одним из психологических препятствий для наведения порядка является «копание» в собст­венном прошлом: вы отыскиваете неулаженные дела и позабытые обязательства. <…> Мы советуем следовать одному основному правилу: избавляйтесь от того, что было актуальным боль­ше чем полгода назад, исключение составляют только важные, касающиеся делопроизводства бумаги (квитанции, счета, расписки). <…>

Храните только самое нужное.

При уборке читайте в журналах, самое большее, содержа­ние — чтение как таковое запрещается! Храни­те журналы не целиком, а только самые нужные вырезки, собирая их в подвесной картотеке или в «кармаш­ках» папок.

<…> Производите сортировку таким об­разом, чтобы в случае необходимости вы легко нашли не только адрес вашего делового партнера, но и сведения о нем, его сайт в Интернете, элек­тронный адрес и номер телефона. <…>

Как навести порядок на длительное время

Часто воля к уборке и устранению царящего в офисе беспорядка у нас присутствует, а вот вера в то, что результат будет длительным, — нет. Существу­ет прочная, блокирующая наши действия установка, что после уборочного дня «везде будет та­кой же хаос, как и прежде». Но тот, кто так думает, никогда не пойдет в жизни правильным пу­тем. Поэтому мы приводим здесь несколько полезных советов, с помощью которых вы сможете надолго навести порядок в офисе. Переверните ваш письменный стол на бок! Превратите лежащие го­ризонтально кипы бумаг в вертикально стоящее со­держимое подвесных папок. Отправьте каждую бумагу с поверхности стола либо в подвесную картотеку, либо в папку, либо в кор­зину для бумаг.

Избегайте создавать папку «Срочно!» Опыт по­казывает, что никто, как правило, в такую папку никогда не заглядывает. При наличии срочных дел годится только одна надпись: «Уладить!» И только если по каким-то уважительным при­чинам это не получается, вы делаете пометку в ежедневнике и кладете относящиеся к делу бумаги в соответствующую папку. <…>

Вам следует ликвидировать в офисе все места, куда вас инстинктивно тянет что-нибудь поло­жить. <…> Поэтому защищайте подобные, находящиеся «в опасности» места, ставя на них цветы или другие предметы, кото­рые способствуют эстетике помещения и хоро­шему настроению.

<…> Подписывайте каждую папку, стойку или ящик, как только в них что-то появится! <…>

Высшая школа по выкидыванию хлама.

<…> Пусть это ста­нет вашим нерушимым правилом — покупая но­вую вещь, сразу же при­кидывайте, что сделаете с одной из старых (подарите, продадите, выбросите), ведь только так вы смо­жете обеспечить порядок надолго. То же самое относится к книгам и журналам.

<…> По всей вероятности, 80% от общего количе­ства бумаг, лежащих в разных стопках, окажутся «сомнительными», так что вы сможете легко от них избавиться. Смотрите на это так: если вдруг вы выбросите что-нибудь действительно важное и придется кропотливо восстанавливать это — знайте, что вы наконец достигли вершин умения выбрасывать! <>

Проделайте тест «Google».

Мы предлагаем вам еще один впечатляющий метод, который по­может вам распрощаться с бумажными «архи­вами» (кавычки здесь указывают на то, что, как правило, собрания старых статей и исписанных бумаг далеко не так красиво упорядочены, как настоящие архивы). Проверьте в качестве тре­нировки, что можно найти в Интернете на тему какой-нибудь из ваших вырезанных статей. Вве­дите в строке поиска соответствующее понятие (например, www.google.ru). Проявив терпение и усердие, — редко удается с первого раза «поймать» клю­чевое слово для поиска — вы, в большинстве случаев, убеж­даетесь, что в режиме online находится огром­ное количество информации по нужной вам теме. Чаще всего эта информация даже более ак­туальна и имеет значительное преимущество пе­ред той, которая содержится в печатной статье. Результаты поиска информации online можно (используя функции «Копировать» и «Вставить») внести в ваши доклады или другие тексты.

Храните только самое необходимое.

В дело­производстве, особенно связанном со страхова­нием и управлением, одно-единственное дело часто порождает целые кипы бумаг. Здесь вам придется установить строгие правила — хра­нить в папке только первую и последнюю бумаги. <…>

Как обнаружить скрытые хранилища для вещей

<…> Некоторые фирмы предлагают раздвижные конструкции, с помощью которых вы сможете на стене площадью 3 кв. м установить систему на­весных деревянных полок общей площадью 5 кв. м (а на стене площадью 4 кв. м — систему площадью 6 кв. м. итак далее). <…>

Книги во втором ряду.

Такая расстановка ра­зумна, но она является своего рода нирваной для рукописных и печатных документов — о том, что вы однажды задвинули во второй ряд, вы на­чисто забываете. Если вы редко пользуе­тесь теми или иными «трудами», то некото­рые тома вы можете разместить позади других. <…>

Дверцы шкафа как доска объявлений.

Исполь­зуйте широкие дверцы шкафов для вывешива­ния на них листков с часто используемой инфор­мацией. <…>

Дверцы шкафа изнутри.

В офисных и кухон­ных шкафах на внутренней стороне, как прави­ло, остается достаточно места для того, чтобы подвесить туда коробочки или ящички. В них вы сможете легко разместить малень­кие вещицы. Внутренние стороны дверец могут также использовать­ся как «скрытая доска объявле­ний». <…>

Карта на потолке.

Расписание движения транспорта вы можете разместить и иным спо­собом — как, скажем, это заведено в немецком метрополитене, где карты движения поездов нарисованы на потолке вагонов. А небольшие повороты головы во время си­дячей работы будут весьма полезной гимнастикой. <…>

Под полками.

Большинство книжных стелла­жей устроено таким образом, что между ними и полом имеется зазор высотой около б см. Удалив защит­ную дощечку, вы сможете без тру­да хранить там подручный материал вроде ко­пировальной бумаги или бумаги для факса.

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconЗакон тождества
Источник сканирования: Хайдеггер М. Тождество и различие (пер с нем. – А. Денежкин; ред. – О. Никифоров). М.: “Гнозис”-Издательство...

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconХабермас Ю. Философский дискурс о модерне. Пер с нем
Хабермас Ю. Философский дискурс о модерне. Пер с нем. М.: Издательство «Весь Мир», 2003. 416 с

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconРадиоизлучение нетрадиционное мнение
К 43 радиоэхо. Магнетизм. Радиоизлучение. – Спб.: Издательство ну «Центр стратегических исследований», 2012. – 128 с

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconН. А. Шматко Издательство «алетейя», Санкт-Петербург «Институт экспериментальной...
Б 91 Практический смысл / Пер с фр.: А. Т. Бикбов, К. Д. Вознесенская, С. Н. Зенкин, Н. А. Шматко; Отв ред пер и Послесл. Н. А. Шматко....

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconСферическая антропология П. Слотердайка. Рецензия на трилогию «Сферы»
Слотердайк П. Сферы. Микросферология. Т. I: Пузыри / пер с нем. К. В. Лощевского. Спб. Наука, 2005. 653 с

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconВыписка из программы 11 класс 68 часов. I, II, III, IV четверти 2...
Учебно-организационные умения: организовать свое рабочее место; планировать текущую работу; нацеливать себя на выполнение поставленной...

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconО проведении XXIII всероссийской
Место проведения – Санкт-Петербург (СПб Научный Центр ран, спб Государственный Университет, спб Физико-математический лицей №30)

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconО проведении XXII всероссийской
Место проведения – Санкт-Петербург (СПб Научный Центр ран, спб Государственный Университет, спб Физико-математический лицей №30)

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconАлан Лакейн Искусство успевать Глава 1
Время – это жизнь. Оно необратимо и невосполнимо. Растратить свое время – значит растратить свою жизнь

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconФилософия и ценности бренда
Великий Мастер всю свою жизнь был счастливым, улыбка всегда озаряла его лицо. Вся его жизнь была пропитана ароматом праздника! Однажды...


Учебный материал


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
5-bal.ru