Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с




Скачать 88.29 Kb.
НазваниеКюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с
Дата публикации25.08.2014
Размер88.29 Kb.
ТипДокументы
5-bal.ru > Информатика > Документы
Кюстенмахер В., Кюстенмахер М.

Организуйте свое рабочее место

Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер. с нем. – СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2006. – 128 с.

Ваше рабочее место, как место, где вы прово­дите большую часть своей жизни, должно быть организовано самым эффективным, самым тща­тельным образом. В действительности, это часто самая неряшливая, самая заброшенная зона. Порядок на рабочем месте — это не вопрос эсте­тики, а самая необходимая составляющая вашего успеха и залог правильного использования вре­мени.

Энергия рабочего стола

«Центром» вашей трудовой деятельности — по крайней мере, для очень многих профессий — является письменный стол. За столом вы прово­дите большую часть рабочего дня, и это не счи­тая встреч, совещаний или переговоров с другими фирмами. Письменный стол — это ваши личные владения, и за них ответственны только вы сами — следовательно, как за порядок, так и за беспорядок. В этой главе мы расскажем вам, как из заваленного бумагами и канцтоварами пред­мета меблировки сделать друга, готового прий­ти на помощь.

Избавьтесь от хаоса!

Вы находите, что живо­писный хаос на вашем столе является выраже­нием вашей художественной натуры? Если вам не по душе прибранный письменный стол, кото­рый в ваших глазах явля­ется символом консерва­тизма и педантичности, то перенесите хаос на столик рядом или позади вас, разукрасьте стены в сти­ле «панк-рок» или «поп» — но пощадите сам стол. Ведь если на столе находится слишком много предметов, это мешает вам сконцентрировать­ся. Поэтому ограничьте количество предметов: поставьте не больше двух фотографий в простых рамках, не больше двух стаканчиков с каранда­шами и так далее. <…>

Поставьте или повесьте на рабочем месте часы — но так, чтобы они не находились прямо перед глазами, иначе вы будете работать, счи­тая минуты и секунды. Часы должны быть рас­положены таким образом, чтобы вы могли взгля­нуть на них, повернув голову примерно на 90°. Больше подойдут часы со стрелками, так как такой тип часов находится в соответствии с пра­вым, отвечающим за творчество полушарием головного мозга. Кроме того, полезно иметь часы с дистанционным управлением, чтобы не сомне­ваться в их точности. <…>

Простая идея второго стола.

Многие должности предполагают самые раз­личные виды деятельности. С одной стороны, это пла­нирование рабочих про­цессов, контроль за сроками выполнения работ, общение, выписка счетов или бухгалтерские расчеты. <…>

С другой стороны, нужно готовить доклады и отчеты, выводить продукцию на новый уровень, вдохновлять персонал для работы, поддержи­вать связи и внедрять инновации. <…> Поэтому лучше разделить эти две области. <…>

Допустим, у столяра в его мастерской на сто­ле лежат отдельные бумаги: наброски чертежей, адреса клиентов, каталоги поставщиков и про­чее. Основную часть своей работы он выполняет у верстака и других станков. Столяр очень бы огорчился, если бы все эти бумаги вдруг оказа­лись на верстаке, ведь тогда бы ему было негде работать. Однако большинство служащих посту­пают именно так — они путают функции рабо­чего места и непосредственно рабочего стола.

Если вы выполняете свою основную работу у стола или за компьютером, то вы должны от­носиться к ним, как столяр к своему верстаку, где выполняется текущая работа. А рядом вы должны поставить еще один стол, где будут до­жидаться своего часа новые задания.

Рабочий стол как метафора жизни.

Письмен­ный стол можно поэтично назвать метафорой жизни, так как вы можете выполнять всю работу на нем как бы в трехмерном измерении. Примеры:

• то, что важно, лежит перед вами;

• слева находится то, что должно быть сде­лано во вторую очередь, а то, что уже сделано, перекладывается направо;

• по краям стола лежат бумаги, которые вам нравятся, которые, образно говоря, вдыхают жизнь в вашу работу, например, красивые ка­талоги с вашим хобби;

• на периферии стола, посередине, вы скла­дываете объемные папки с делами, требующими много времени, — так сказать, горы, которым предстоит расти.

<…> Смотря по обстоятельствам, можно также поста­вить нужные вам вещи на две-три полки. При особой тесноте можно использовать для этой цели подвесные настенные корзинки. Функции «стола жизни» распределяются двояким обра­зом:

• технически: «стол жизни» помогает вам со­хранять ваше рабочее место свободным и иметь перед собой один-единственный текущий про­ект — вспомните наш старый, часто повторяв­шийся Совет «как проще».

• психологически: «стол жизни» дает вам в прямом смысле возможность окинуть взглядом вашу работу. Из массы незаметных ранее дета­лей возникает вполне определенная картина. <…> Вы знаете, что нуж­но сделать, что более важно, а что — менее, и самое главное — знаете, что уже сделано. Пере­сматривая отдельные бумаги (некоторые имеют отношение к еще не законченным делам), вы по­лучаете возможность по-новому расставить приоритеты в работе — хотя бы для проверки.

Как победить хаос

<…> Многие люди останавливаются на пути к по­рядку потому, что их представление о рабочем столе слишком идеализировано, а значит, пре­увеличено и представление о вре­мени, которое может занять уборка. <…> Потому что, в конце концов, задача не в том, чтобы в кабинете «все блестело», а чтобы рабочее мес­то было функциональным. А украсить и усовер­шенствовать его вы спокойно сможете и потом. <…>

Разделите то, что не подходит друг к другу.

Если ваши письменный стол и полки завалены бумажками, дисками, книгами и коробочками, то вашим первым шагом будет рассортировать их. Размес­тите предметы по «классам»: CD и CD-ROM — в стол, кни­ги — вертикально на полку, журналы — в стопку, коробки с дискетами и другие громоздкие вещи — лучше всего в какой-нибудь ящик, который будет хра­ниться вне офиса. Ощущение хаоса резко умень­шится, вам откроется путь к настоящему порядку.

Используйте метод перемены места.

Начать уборку письменного стола зачастую потому так трудно, что в поле вашего зрения попадают и дру­гие захламленные места («А ведь полка выгля­дит еще хуже, чем стол»). Идея «как проще» в этом случае такова: перейдите на другое место! Возьмите большую коробку и сложите туда все, что находится на письменном столе, оставьте только настольную лампу, телефон и ком­пьютер. Уйдите в другую комнату и поставьте ящик, например, у застеленной кровати или, если вы в офисе, у стола в конференц-зале. И уже там, так сказать, в нейтральной обстановке, сорти­руйте вещи. Вы заметите, что там это будет уда­ваться легче, так как вы сможете лучше от всего абстрагироваться.

Вот то, что вам понадобится для наведения по­рядка: 1 кг невозмутимости, 5 стаканов выдер­жки, 3 полных столовых ложки честности, 500 г усердия, одна щепотка юмора, CD-плеер с вашей любимой музыкой, пачка больших конвертов, пустые папки-скоросшиватели с достаточным количеством «кармашков», под­ставки различного типа (для папок, журналов, карандашей и прочее), несмываемый маркер, точилка для карандашей, пылесос, ведро с во­дой, щетка и губка, полотенце, огромное ведро для мусора, еще более внушительный контейнер для ненужных бумаг, а также 5 больших ко­робок с надписями: «Грязная посуда», «Перера­ботанные бумажные отходы», «Обратно в нуж­ную комнату», «Обратно отправителю» и «Пус­тые папки, коробки, скоросшиватели».

Одним из психологических препятствий для наведения порядка является «копание» в собст­венном прошлом: вы отыскиваете неулаженные дела и позабытые обязательства. <…> Мы советуем следовать одному основному правилу: избавляйтесь от того, что было актуальным боль­ше чем полгода назад, исключение составляют только важные, касающиеся делопроизводства бумаги (квитанции, счета, расписки). <…>

Храните только самое нужное.

При уборке читайте в журналах, самое большее, содержа­ние — чтение как таковое запрещается! Храни­те журналы не целиком, а только самые нужные вырезки, собирая их в подвесной картотеке или в «кармаш­ках» папок.

<…> Производите сортировку таким об­разом, чтобы в случае необходимости вы легко нашли не только адрес вашего делового партнера, но и сведения о нем, его сайт в Интернете, элек­тронный адрес и номер телефона. <…>

Как навести порядок на длительное время

Часто воля к уборке и устранению царящего в офисе беспорядка у нас присутствует, а вот вера в то, что результат будет длительным, — нет. Существу­ет прочная, блокирующая наши действия установка, что после уборочного дня «везде будет та­кой же хаос, как и прежде». Но тот, кто так думает, никогда не пойдет в жизни правильным пу­тем. Поэтому мы приводим здесь несколько полезных советов, с помощью которых вы сможете надолго навести порядок в офисе. Переверните ваш письменный стол на бок! Превратите лежащие го­ризонтально кипы бумаг в вертикально стоящее со­держимое подвесных папок. Отправьте каждую бумагу с поверхности стола либо в подвесную картотеку, либо в папку, либо в кор­зину для бумаг.

Избегайте создавать папку «Срочно!» Опыт по­казывает, что никто, как правило, в такую папку никогда не заглядывает. При наличии срочных дел годится только одна надпись: «Уладить!» И только если по каким-то уважительным при­чинам это не получается, вы делаете пометку в ежедневнике и кладете относящиеся к делу бумаги в соответствующую папку. <…>

Вам следует ликвидировать в офисе все места, куда вас инстинктивно тянет что-нибудь поло­жить. <…> Поэтому защищайте подобные, находящиеся «в опасности» места, ставя на них цветы или другие предметы, кото­рые способствуют эстетике помещения и хоро­шему настроению.

<…> Подписывайте каждую папку, стойку или ящик, как только в них что-то появится! <…>

Высшая школа по выкидыванию хлама.

<…> Пусть это ста­нет вашим нерушимым правилом — покупая но­вую вещь, сразу же при­кидывайте, что сделаете с одной из старых (подарите, продадите, выбросите), ведь только так вы смо­жете обеспечить порядок надолго. То же самое относится к книгам и журналам.

<…> По всей вероятности, 80% от общего количе­ства бумаг, лежащих в разных стопках, окажутся «сомнительными», так что вы сможете легко от них избавиться. Смотрите на это так: если вдруг вы выбросите что-нибудь действительно важное и придется кропотливо восстанавливать это — знайте, что вы наконец достигли вершин умения выбрасывать! <>

Проделайте тест «Google».

Мы предлагаем вам еще один впечатляющий метод, который по­может вам распрощаться с бумажными «архи­вами» (кавычки здесь указывают на то, что, как правило, собрания старых статей и исписанных бумаг далеко не так красиво упорядочены, как настоящие архивы). Проверьте в качестве тре­нировки, что можно найти в Интернете на тему какой-нибудь из ваших вырезанных статей. Вве­дите в строке поиска соответствующее понятие (например, www.google.ru). Проявив терпение и усердие, — редко удается с первого раза «поймать» клю­чевое слово для поиска — вы, в большинстве случаев, убеж­даетесь, что в режиме online находится огром­ное количество информации по нужной вам теме. Чаще всего эта информация даже более ак­туальна и имеет значительное преимущество пе­ред той, которая содержится в печатной статье. Результаты поиска информации online можно (используя функции «Копировать» и «Вставить») внести в ваши доклады или другие тексты.

Храните только самое необходимое.

В дело­производстве, особенно связанном со страхова­нием и управлением, одно-единственное дело часто порождает целые кипы бумаг. Здесь вам придется установить строгие правила — хра­нить в папке только первую и последнюю бумаги. <…>

Как обнаружить скрытые хранилища для вещей

<…> Некоторые фирмы предлагают раздвижные конструкции, с помощью которых вы сможете на стене площадью 3 кв. м установить систему на­весных деревянных полок общей площадью 5 кв. м (а на стене площадью 4 кв. м — систему площадью 6 кв. м. итак далее). <…>

Книги во втором ряду.

Такая расстановка ра­зумна, но она является своего рода нирваной для рукописных и печатных документов — о том, что вы однажды задвинули во второй ряд, вы на­чисто забываете. Если вы редко пользуе­тесь теми или иными «трудами», то некото­рые тома вы можете разместить позади других. <…>

Дверцы шкафа как доска объявлений.

Исполь­зуйте широкие дверцы шкафов для вывешива­ния на них листков с часто используемой инфор­мацией. <…>

Дверцы шкафа изнутри.

В офисных и кухон­ных шкафах на внутренней стороне, как прави­ло, остается достаточно места для того, чтобы подвесить туда коробочки или ящички. В них вы сможете легко разместить малень­кие вещицы. Внутренние стороны дверец могут также использовать­ся как «скрытая доска объявле­ний». <…>

Карта на потолке.

Расписание движения транспорта вы можете разместить и иным спо­собом — как, скажем, это заведено в немецком метрополитене, где карты движения поездов нарисованы на потолке вагонов. А небольшие повороты головы во время си­дячей работы будут весьма полезной гимнастикой. <…>

Под полками.

Большинство книжных стелла­жей устроено таким образом, что между ними и полом имеется зазор высотой около б см. Удалив защит­ную дощечку, вы сможете без тру­да хранить там подручный материал вроде ко­пировальной бумаги или бумаги для факса.

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconЗакон тождества
Источник сканирования: Хайдеггер М. Тождество и различие (пер с нем. – А. Денежкин; ред. – О. Никифоров). М.: “Гнозис”-Издательство...

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconХабермас Ю. Философский дискурс о модерне. Пер с нем
Хабермас Ю. Философский дискурс о модерне. Пер с нем. М.: Издательство «Весь Мир», 2003. 416 с

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconРадиоизлучение нетрадиционное мнение
К 43 радиоэхо. Магнетизм. Радиоизлучение. – Спб.: Издательство ну «Центр стратегических исследований», 2012. – 128 с

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconН. А. Шматко Издательство «алетейя», Санкт-Петербург «Институт экспериментальной...
Б 91 Практический смысл / Пер с фр.: А. Т. Бикбов, К. Д. Вознесенская, С. Н. Зенкин, Н. А. Шматко; Отв ред пер и Послесл. Н. А. Шматко....

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconСферическая антропология П. Слотердайка. Рецензия на трилогию «Сферы»
Слотердайк П. Сферы. Микросферология. Т. I: Пузыри / пер с нем. К. В. Лощевского. Спб. Наука, 2005. 653 с

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconАнализ работы группы «Мастер класс» (руководитель Жаринова В. П.)...
В основу работы группы положен годовой план. Планом определяются тематика заседаний, формы внеклассной работы, сроки проведения основных...

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconВыписка из программы 11 класс 68 часов. I, II, III, IV четверти 2...
Учебно-организационные умения: организовать свое рабочее место; планировать текущую работу; нацеливать себя на выполнение поставленной...

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconАлан Лакейн Искусство успевать Глава 1
Время – это жизнь. Оно необратимо и невосполнимо. Растратить свое время – значит растратить свою жизнь

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconФилософия и ценности бренда
Великий Мастер всю свою жизнь был счастливым, улыбка всегда озаряла его лицо. Вся его жизнь была пропитана ароматом праздника! Однажды...

Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Организуйте свое рабочее место Источник: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Пер с нем. – Спб.: «Издательство «диля», 2006. – 128 с iconО проведении XXIII всероссийской
Место проведения – Санкт-Петербург (СПб Научный Центр ран, спб Государственный Университет, спб Физико-математический лицей №30)


Учебный материал


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
5-bal.ru